Debiteurenbeheer: Alles wat je moeten weten

Wat is debiteurenbeheer?

‍Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten die ervoor zorgen dat jouw klanten facturen tijdig en volledig betalen. Het proces begint al voordat je een klant accepteert en eindigt pas wanneer de factuur volledig is voldaan. Goed debiteurenbeheer is essentieel om financiële problemen te voorkomen en een gezonde cashflow te behouden.

‍

Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?

Het beheren van debiteuren is cruciaal voor de continuïteit van je bedrijf. Onbetaalde facturen zetten je cashflow onder druk, wat je vermogen om te investeren of aan je eigen verplichtingen te voldoen belemmert. Maar te rigide beheer kan klantrelaties schaden, vooral als kredietmogelijkheden worden beperkt. Balans is dus essentieel.

Onderzoek toont aan dat 25% van de faillissementen te maken heeft met late of niet-betaalde facturen. Slechts 58% van zakelijke facturen wordt op tijd betaald, wat het belang van een gestructureerde aanpak onderstreept.

‍

Hoe pak je debiteurenbeheer effectief aan?

1. Ken je klant

Controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten voordat je een samenwerking start. Gebruik bronnen zoals het handelsregister van de KvK en kredietinformatiebureaus om inzicht te krijgen in de financiële situatie en het betalingsgedrag van je klant. Zo voorkom je problemen achteraf.

2. Maak duidelijke afspraken

Leg afspraken over leverings- en betalingsvoorwaarden schriftelijk vast in een overeenkomst. Vermeld hierin bijvoorbeeld een betalingstermijn, eigendomsvoorbehoud en algemene voorwaarden. Een eigendomsvoorbehoud voorkomt dat een klant eigenaar wordt van geleverde goederen zolang de factuur niet volledig is betaald.

3. Verstuur duidelijke facturen

Een foutloze en overzichtelijke factuur is essentieel. Zorg dat de factuur aan alle wettelijke eisen voldoet en verstuur deze direct na levering van je product of dienst. Voeg indien mogelijk een betaallink toe om het betalen te vergemakkelijken.

4. Houd een strikte workflow aan

Een helder stappenplan voor het opvolgen van facturen is onmisbaar. Bij een betalingstermijn van 14 dagen kun je bijvoorbeeld de volgende acties ondernemen:

• Dag 15: Stuur een vriendelijke herinnering.
• Dag 21: Neem telefonisch contact op.
• Dag 30: Verstuur een officiële aanmaning.
• Dag 44: Onderneem een laatste poging voor betaling.

Blijft betaling uit? Schakel een incassobureau in en communiceer dit tijdig naar je klant.

‍

Tips voor succesvol debiteurenbeheer

1. Maak debiteurenbeheer een vast onderdeel van je planning.
   Trek wekelijks tijd uit om openstaande facturen te beheren en op te volgen.
2. Wees consequent in je aanpak.
   Stel herinneringen en aanmaningen direct na het verstrijken van de betalingstermijn op. Gebruik geen termen zoals "eerste herinnering," dit suggereert dat er meer volgen.
3. Investeer in klantcommunicatie.
   Niet alle klanten zijn bewuste wanbetalers. Door open te communiceren over problemen zoals klachten of foutieve facturen, kun je vaak tot een oplossing komen.
4. Overweeg betalingsregelingen.
   Heeft een klant betalingsproblemen? Een betalingsregeling kan de kans vergroten dat je alsnog betaald wordt.
5. Automatiseer je processen.
   Gebruik software voor het versturen van herinneringen, facturen en betaallinks om efficiëntie te verhogen en fouten te minimaliseren.

‍

Uitbesteden of zelf doen?

Debiteurenbeheer kost tijd en vereist een strikte aanpak, iets wat niet alle ondernemers prettig vinden. Overweeg uitbesteding aan een specialist als dit je tijd bespaart en de relatie met je klanten verbetert. Een externe partij kan strenge maatregelen nemen zonder dat dit jouw zakelijke relatie belast. Bovendien hebben professionals ervaring met incassoprocedures, juridische stappen en effectieve communicatie. Benieuwd naar de mogelijkheden voor het uitbesteden van uw debiteurenbeheer aan NIKKI? Neem contact op!

‍

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat zijn debiteuren?

Debiteuren zijn klanten die nog openstaande facturen bij uw bedrijf hebben. Dit betreft doorgaans bedragen die zij nog moeten betalen voor geleverde producten of diensten.

Wat zijn crediteuren?

Crediteuren zijn partijen waaraan uw bedrijf nog betalingen verschuldigd is. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers die hun producten of diensten al geleverd hebben, maar nog niet betaald zijn.

Hoe ziet een goede aanmaning eruit?

Een aanmaning is een herinnering aan de debiteur dat de betalingstermijn is verstreken. Bij particuliere klanten moet deze aan wettelijke eisen voldoen, zoals het sturen van een 14-dagenbrief (WIK-brief) voordat een incassobureau wordt ingeschakeld. Een goede aanmaning bevat altijd:

• Het factuurnummer
• De vervaldatum
• Het verschuldigde bedrag
• Klant- en ordernummer (indien van toepassing)

Daarnaast moet het duidelijk maken dat:

1. De uiterste betalingstermijn is verstreken.
2. De klant nog 14 dagen heeft om te betalen zonder incassokosten.
3. Incassokosten zullen worden toegevoegd bij verdere nalatigheid.

‍

Conclusie

‍Goed debiteurenbeheer is een balans tussen strak administreren en klantvriendelijk communiceren. Het voorkomt financiële problemen, beschermt je cashflow en behoudt gezonde klantrelaties. Door een gestructureerde aanpak en slimme hulpmiddelen in te zetten, zorg je ervoor dat je openstaande facturen snel betaald worden en houd je je focus op groei en succes. Benieuwd naar de mogelijkheden voor het uitbesteden van uw debiteurenbeheer aan NIKKI? Neem contact op!